Bellen met Microsoft Teams én kosten bewaken

Hoe snel vooruit met de met hand op de knip?

Tijdens de lock-down is videoconferencing met behulp van Microsoft Teams, Cisco Webex, Zoom en Google Hangouts massaal uitgerold. De euforie van ‘het eerste uur’ is er een beetje vanaf nu blijkt dat de totale kosten voor Informatie- en Communicatie Technologie flink zijn toegenomen. Hoe gaan organisaties vooruit zonder dat de kosten de pan uitrijzen? Hoe zorgen ICT-afdelingen ervoor dat de doorlooptijd tot ingebruikname kort blijft, terwijl er tegelijkertijd goed is nagedacht? De onafhankelijke ervaringsgegevens van BenN wijzen voor wat betreft bellen met Teams het volgende uit.

De toename van de kosten voor bellen zitten vooral in de volgende feiten:

1. Er zijn nieuwe oplossingen en contracten bijgekomen, terwijl oude systemen (de legacy) nog aanwezig zijn. Er is geen sprake van een daadwerkelijke vervanging. Het beeld leeft (overigens onterecht) dat er ‘nou eenmaal meer technologie en diensten bijkomen’;
2. De ‘oude’ omgeving zat voor de invoer van de nieuwe communicatieomgeving ruim in zijn jasje ten opzichte van het aantal gebruikers en de hoeveelheid diensten per gebruikersgroep. Houdt de organisatie die aantallen wel grosso modo aan bij vernieuwing, dan volgt al snel een vermenigvuldiging van de boventalligheid;
3. Wijzigingen zijn tijdens de lock-down doorgevoerd ter aanvulling op de reeds bestaande visie, strategie en roadmap in plaats van daarbínnen. Er zijn nieuwe oplossingen en contracten bijgekomen, terwijl er bijvoorbeeld eerder een ‘Mobiel Tenzij’ strategie was geformuleerd;
4. De (voorbereiding van de) implementatie van bellen met Teams neemt vaak teveel tijd in beslag, bijvoorbeeld omdat men niet weet wat er op de organisatie afkomt en deze implementatie voor het eerst uitvoert. Ondertussen gaan projectkosten en de kosten voor (boventallige) legacy gewoon door.

De organisatie vooruitbrengen én kosten bewaken kun je zo doen:

1. Maak weloverwogen keuzes door een deugdelijke businesscase op te stellen in het kader van ‘hoeveel van welk type gebruiker welke functionaliteit krijgt’. Leg gebruikers met de businesscase in de hand uit waarom er systemen worden vervangen. Het zou zomaar kunnen dat gebruikers dit al lang begrepen hebben, door het thuiswerken en de economische situatie 😉. Legacy is door de nieuwe communicatieomgeving totaal overbodig en spekt de leveranciers alleen maar. Er blijft meer dan genoeg werk over voor ICT-medewerkers in het kader van regievoering, daarvoor is het ook helpend dat mensen detailkennis hebben;
2. Zorg er (in het vervolg) voor dat de omgeving lean-and-mean blijft en blijf in control over het aantal en de soort assets. Een teveel wordt gemakkelijk een blok aan het been bij vervanging en zorgt voor onnodig hoge kosten. Opschoning tijdens een vernieuwing bestaat niet, opschoning gaat altijd aan een vernieuwing vooraf en belemmert de voortgang of zorgt ervoor dat er legacy achterblijft;
3. Juist als het moeilijk wordt: houd vast aan de visie, strategie en roadmap. Als deze juist is, dan waren er al keuzes gemaakt voor een bepaalde communicatierichting. Toch werd er tijdens de lock-down voor een grote groep mensen allerlei licenties aangeschaft, terwijl bijvoorbeeld het aantal vaste toestellen en vaste licenties al jarenlang terugloopt. Ervaringscijfers wijzen uit dat in een Mobiel Tenzij omgeving slechts tot 10% van de mensen een licentie voor vaste telefonie ofwel Teams-telefonie krijgt. Dat is bijvoorbeeld het geval voor mensen die geen mobiele telefoon ter beschikking hebben, deze dagen meestal een klein percentage van de medewerkers;
4. De benchmark is: 10.000 werkplekken uitrollen in één week. Deze ervaring van BenN sinds 2016 bleek juist te zijn: aan het begin van de lock-down hadden organisaties niet veel meer tijd nodig. Het nadeel was tijdens de lock-down wel, dat er misschien betere overwegingen gemaakt hadden kunnen worden. Het denkwerk vooraf dat leidt tot weloverwogen keuzes, neemt wel enkele maanden in beslag. Denk bij de uitrol ook aan provisioning: gebruikers kunnen dan zelf aansluiten wanneer zij dat willen.

ICT staat voor een uitdagende taak: snel zijn, goed zijn én niet te duur. Door jaarlijks de omgeving en contracten door te laten lichten op

• functionaliteit;
• kosten;
• flexibiliteit;
• veiligheid;
• kwaliteit.

door een specialist als BenN, blijft ICT gemakkelijker on-track. BenN is immers dagelijks met die materie bezig voor uiteenlopende organisaties, en is helemaal onafhankelijk van oplossingen en leveranciers.

BenN