Top 6 sourcingsfouten – Strategische missers hebben hoge prijs

Home > Top 6 sourcingsfouten – Strategische missers hebben hoge prijs

Strategische missers hebben hoge prijs

Door Ardy Bullee, consultant bij BenN Telecomconsulting (ardy.bullee@benn.nl)
Het artikel is verschenen in BoardroomIT, een uitgave van het Financieele Dagblad en ICT Media.

Haarlem – In onze sourcings- en aanbestedingspraktijk komen we regelmatig strategische missers tegen. Deze missers resulteren in een slechtere dienstverlening tegen een te hoge prijs. Hier de top 6 van deze missers met tips, waarmee betere sourcings- of aabestedingsresultaten behaald kunnen worden.

1. De short shortlist

Menige shortlist wordt op basis van willekeur opgesteld. Maar al te vaak betreft het bijvoorbeeld een lijst met alleen bestaande leveranciers. Een willekeurig opgestelde shortlist resulteert in offertes met niet-passende oplossingen, in boven marktconforme kosten en in langdurige transities. Voorbeelden zijn het afnemen van een internationaal netwerk bij een nationale netwerkaanbieder en het management van een datacenter laten uitvoeren door een telecomaanbieder. Een shortlist behoort aanbieders te bevatten die op hun specialismen zijn geselecteerd. Een onderzoek naar marktpartijen en hun aangetoonde competenties had bovenstaande missers kunnen voorkomen.

2. Onbekend maakt onbemind

In het verlengde van de voorgaande misser ligt het versturen van een request for proposal naar partijen zonder voorafgaande introductie of kennismaking. Zo’n actie lijkt erg op het plots verkrijgen van een miljoenenerfenis van een onbekende tante: te mooi om waar te zijn. De aanbieder die een ‘kans’ in het verschiet krijgt van een bedrijf of organisatie die niet bekend is, zal de offerteaanvraag dan ook kwalificeren als te mooi om waar te zijn. Het resultaat is dat alleen bestaande leveranciers offertes zullen uitbrengen. Er is daarmee waarschijnlijk sprake van een self fulfilling prophecy ten aanzien van de shortlist: alleen de huidige leveranciers bieden aan. Echte marktwerking blijft uit.

3. One-stop-shop-flop

Hoog genoteerd op de lijst met requirements staat vaak de one-stop-shop. Tegelijkertijd staat op diezelfde lijst ook de eis tot lage kosten. Echter, de uitgangspunten van een one-stop-shop en die van de laagste kosten bijten elkaar. Als lage kosten van belang zijn, dan heeft in de praktijk cherry picking verreweg de voorkeur. Bij cherry picking kies je per dienst een leverancier wiens kracht je volledig benut en die de gevraagde dienst het meest efficiënt en effectief kan uitvoeren. Bij cherry picking zijn de kosten tussen de 20 tot 50 procent lager dan bij een one-stop-shop.

4. Exclusief

Een onderhandeling bij een contractverlenging op basis van exclusiviteit met je huidige aanbieder levert al gauw 10 procent aan kostenverlaging op. Sneller meer geld besparen kan door het contract op de markt te brengen. Dat geeft ten minste tweemaal het kostenvoordeel en daarnaast is de tijd die nodig is om te komen tot een nieuw contract vaak veel korter dan bij een exclusieve onderhandeling.

5. Speciaal

Acht op de tien bedrijven of organisaties zijn van mening speciaal te zijn. In de praktijk blijkt vaak het enige speciale de transformatie naar en de adoptie van standaardproducten (commodity’s). Als de halve wereld Skype for Business of Teams gebruikt, waarom zou je dat dan als bank, ministerie, gemeente etcetera niet kunnen? Het ‘speciale’ blijkt in de praktijk niet anders dan de angst om te veranderen; de vrijbrief voor maatwerk en behoud van legacy-ellende.

6. Fake news

Wellicht de grootste misser blijkt onderschatting te heten. Op sociale media laat iedereen alleen maar goed nieuws zien. Dat goede nieuws klopt altijd, totdat een sourcingverantwoordelijke verder kijkt dan zijn gebruikelijke manier van werken en ziet dat een andere sourcingsaanpak een tienmaal beter resultaat oplevert.

“Bij cherry picking zijn de kosten tussen de 20 procent en 50 procent lager dan bij one-stop-shop”

WE WILLEN LIEVER EERLIJK GEVONDEN WORDEN DAN AARDIG

De wereld van telefonie en datanetwerken staat bol van grote verhalen en mooie beloftes. Talloze partijen bieden ‘precies de juiste’ oplossingen. Alleen: deze zijn meestal moeilijk te doorgronden. En onmogelijk te vergelijken. Bovendien is er nogal eens de neiging om de ene opdracht aan de andere te rijgen. Zo ontstaat een afhankelijkheid die u nooit heeft gewild.

BenN helpt u uit de houdgreep te blijven. We geven hoogwaardig en volstrekt onafhankelijk advies over infrastructuren. Desgevraagd ondersteunen we u bij implementatie en beheer. Ja, we hebben goede relaties met leveranciers. Maar geen afspraken. En al helemaal geen banden. Ze zullen bijvoorbeeld nooit onze klant worden. Kortom: we kunnen in alle openheid kijken en vooral luisteren. Want zo begint onze advisering.

Onze interesse in uw organisatie maakt de adviezen persoonlijk en passend, nooit standaard. De oplossingen die we voorstellen zijn conform de allerlaatste stand van de techniek. Gebruiksvriendelijk ook. Ze worden geborgd in een goed contract. En leiden tot een kostenbesparing, zowel op de korte als de lange termijn. Dit alles wil niet zeggen dat uw mensen ons telkens met gejuich zullen begroeten. Een eerlijk advies kan immers botsen met gevestigde belangen en ingesleten patronen. Maar soms is dat nodig. Als u tenminste voor het beste resultaat gaat.