Wageningen Universiteit & Research Centre (Wageningen UR) beschikte over een standaard Voice over IP-systeem met geïntegreerde vaste en mobiele telefonie. Gebruikers hadden echter behoefte aan Unified Communications. Ofwel: alle moderne manieren van communiceren in één platform. Van mailen tot chatten. Van bellen tot videoconferencing. Op pc, laptop en smartphone. Passend bij een professionele organisatie met tientallen vestigingen en ruim 8.000 medewerkers.
BenN werd ingeschakeld. Ten eerste omdat Wageningen UR en BenN een lange relatie hebben. Ten tweede omdat BenN met haar onafhankelijkheid, kennis en ervaring meer waarde toevoegt aan een organisatie dan andere consultancybureaus. Dat vindt althans Wojtek Sablik, hoofd van de afdeling IT Infrastructuur van Wageningen UR.
Om te beginnen kwamen Wageningen UR en BenN bij elkaar om een visie te ontwikkelen. Gevolgd door een business case waarin BenN Wageningen UR diverse keuzes bood. Visie en business case werden gepresenteerd aan de stakeholders. En uit de mogelijkheden werd het plan goedgekeurd om Skype for Business te gebruiken als het platform voor Unified Communications. Nu kon BenN aan de slag met de Europese aanbesteding van het project om de basisinfrastructuur voor vaste en mobiele telefonie klaar te maken voor Skype for Business.
Bij aanbestedingen helpt BenN klanten met het definiëren van hun eisen en wensen. BenN stemt deze precies af op de kaders van de Europese aanbesteding. Het resultaat van dit specifieke traject is een infrastructuur waarmee Skype for Business optimaal werkt. De nieuwe infrastructuur neemt Wageningen UR af tegen zeer concurrerende voorwaarden. Wageningen UR stapt voor het eerst in jaren over naar een nieuwe provider.
BenN-mensen leiden namens Wageningen UR de transitie naar Skype for Business, inclusief de overgang naar de nieuwe aanbieder voor vaste en mobiele telefonie. Ook faseert BenN de oude infrastructuur uit.
De voorbereiding op de uitrol van Skype for Business is niet zozeer een technische kwestie. De uitdaging zit ‘m zeker ook in het informeren en trainen van de vaak hoogopgeleide en kritische eindgebruikers. Het is uiteraard de bedoeling dat deze gebruikers straks, na de migratie, kunnen bellen met het platform. Het liefst hebben ze álle functionaliteit in de vingers. Maar het belangrijkste is hun acceptatie van het nieuwe systeem. Ze moeten er tevreden over zijn. Inzien dat het hun manier van werken niet alleen efficiënter maar ook leuker kan maken. Dat is de sleutel tot succes.