Kunnen wij het huidige ICT-contract 1-op-1 verlengen bij de overgang van Microsoft Skype for Business naar Microsoft Teams? Kunnen wij binnen het huidige ICT-contract voor het MPLS-netwerk naadloos over naar SDWAN? Tja, alles kan maar het is de vraag of dit soort ‘grote-stappen-snel-thuis’ slim zijn.
Ervaring met het verlengen van een ICT-contract
Op basis van honderden ervaringscases en vanuit een onafhankelijke blik zegt BenN Telecomconsulting: “Niks naadloos over binnen hetzelfde contract!” Een contractverlenging leidt altijd tot de mogelijkheid van optimalisatie. Is er geen ruimte voor het opnieuw in de markt zetten van de vraag, pas dan het bestaande contract aan met de mogelijkheden van nu. Maar dat kan pas als helder is wat er mogelijk is, op basis van onafhankelijke marktinformatie en -ervaring.
Hoe zorg je voor een slimme contractverlenging door handige contractonderhandeling?
Stap 1: Actualiseer eerst weer de visie op bedrijfstelecommunicatie, integraal over ICT-netwerken en telefonieoplossingen heen. Houd daarbij een brede blik op de markt, kijk dus verder dan de oplossingen en voorwaarden die de huidige leverancier biedt;
Stap 2: Maak passende keuzes voor wat betreft zowel functionaliteit, kwaliteit, kosten, veiligheid als beheer(s)baarheid. Doe dat op basis van keuzescenario’s;
Stap 3: Actualiseer de roadmap door de weg naar realisatie van de keuzes uit stap 2 te visualiseren in een logische planning. Dan weet je wat er op welk moment op de organisatie afkomt en maak je de juiste keuzes in het speelveld van onderdelen, die allemaal met elkaar samenhangen. Pas daarna ga je over op stap 4;
Stap 4: Breng de voorgaande fases in bij de onderhandeling.
Let op:
1. Begin op tijd met de voorgaande stappen zodat tijd(sdruk) geen belangrijk criterium wordt bij de onderhandelingen en de contractvorming!
2. Zorg ervoor dat je beschikt over onafhankelijke en gedetailleerde marktgegevens. Deze moeten gebaseerd zijn op recentelijk uitgevoerde vernieuwingsprojecten. ‘Vergelijken met de buurman’ heeft alleen zin als deze buurman eerst zelf zijn ICT-contracten slim heeft geoptimaliseerd. Goede benchmarkinformatie zorgt ervoor dat stappen snel en doordacht gezet kunnen worden.
ICT contracten optimaliseren loont. Zeker als de huidige leverancier ‘naadloze’ overgangen belooft. Hetgeen nu het geval is voor SDWAN en phone system binnen Microsoft Teams en Office365.
Zo, nu is ICT compliant en kan fatsoenlijk over naar ‘bellen met Teams naar en met traditionele telefoonnummers’ of naar een slim datanetwerk. Met marktconforme ICT contracten en dito kosten, de juiste licenties en het juiste aantal per licentiesoort, een passend nummerplan, een optimale transitiestrategie en migratieplan (aansluitend op dat van de systemintegrator) en dito beheer ofwel regie.
Be Smart, Safe and Save!