Benchmarking Telecom & IT
Zonder feiten is verlengen nattevingerwerk. Benchmarking laat zien of huidige contracten en prestaties nog marktconform zijn – met recente referentiedata uit tientallen trajecten per jaar.
Zonder benchmark ontbreekt een objectieve basis
In de praktijk komt het vaak voor:
- Contracten worden verlengd zonder markttoets.
- Licenties, bundels en diensten groeien jaar na jaar door.
- Leveranciers zeggen dat condities marktconform zijn, zonder bewijs.
- Aanbestedingen starten zonder helder beeld van wat realistisch gevraagd kan worden en wat er als uitkomst te verwachten is.
Zonder benchmark is het lastig om:
- Te beoordelen of te veel wordt betaald,
- Dienstverlening nog wel gebruikelijk is in de markt
- Te bepalen of condities en SLA’s nog marktconform zijn
- Onderbouwd te kiezen tussen verlengen, heronderhandelen of aanbesteden.
Benchmarks gebaseerd op recente trajecten
De benchmarks van BenN zijn gebaseerd op door BenN opgeleverde advies-, aanbestedings- en optimalisatieprojecten in recente jaren. Elk jaar worden tientallen trajecten uitgevoerd bij overheden, zorginstellingen en grote ondernemingen. Alle gebruikte referentiedata is maximaal twaalf maanden oud en afkomstig uit vergelijkbare situaties.
Data wordt geanonimiseerd en geaggregeerd tot referentiebestanden. Daarmee ontstaat een actueel en representatief beeld van:
- Tarieven (licenties, bundels, belbundels, dataverkeer, verbindingen),
- Voorwaarden (contractduur, indexatie, credits, opzegtermijnen, exit-clausules),
- Servicelevels (SLA-normen, rapportages, escalatie-procedures),
- Architecturen en oplossingsrichtingen,
- Ontwikkel- en migratiepaden bij peers.
Van dataverzameling tot beslisvoorstel
1. Dataverzameling en nulmeting
- Verzamelen van contracten, offertes, addenda en DAP/DFA/SLA-documenten
- Inlezen van facturen, verbruiks- en volumecijfers
- Analyse van architectuur, dienstenportfolio en gebruikspatronen
Resultaat: een feitelijke beschrijving van de huidige situatie.
2. Meten: benchmark op meerdere dimensies
De huidige situatie wordt gespiegeld aan de referentiedata van BenN op onder andere:
- Kosten (per gebruiker, per dienst, per locatie, per volume-eenheid),
- Voorwaarden (looptijd, indexatie, exit, minimumafname),
- Kwaliteit en continuïteit (SLA’s, redundantie, beschikbaarheid),
- Beheerbaarheid en schaalbaarheid,
- Toekomstvastheid en migratiepad.
Resultaat: inzicht in waar de organisatie zich bevindt ten opzichte van vergelijkbare organisaties.
3. Analyseren: hefboomgebieden en risico’s
De uitkomsten worden geanalyseerd op:
- Besparingspotentieel,
- Kwaliteits- en continuïteitsverbeteringen,
- Lock-in-risico’s en afhankelijkheden,
- Quick wins en no-regret-maatregelen.
Resultaat: een overzicht van concrete hefbomen (kosten, kwaliteit, risico’s).
4. Beslisvoorstel en vervolgroutes
Op basis van de analyse worden scenario’s uitgewerkt, bijvoorbeeld:
- Scenario 1: verlengen met gerichte heronderhandeling,
- Scenario 2: beperkte herschikking van diensten en contracten,
- Scenario 3: voorbereiden van (Europese) aanbesteding,
- Scenario 4: gefaseerde transitie naar andere technologie of sourcingmodel.
Per scenario worden effecten op TCO, risico’s, kwaliteit en doorlooptijd beschreven.
Wat de benchmark concreet oplevert
Documenten
- Benchmarkrapport met vergelijking t.o.v. referentiedata,
- Overzicht van hefboomgebieden: kosten, kwaliteit, oplossingen, risico’s),
- TCO-overzicht per scenario,
- Beslisnotitie voor bestuur/MT,
- Voorstel voor vervolgstappen (onderhandelstrategie, sourcing, aanbesteding, contractvorming).
Resultaten
- Aantoonbare positie ten opzichte van de markt,
- Onderbouwde keuze tussen verlengen, heronderhandelen of aanbesteden,
- Inzicht in lock-in en exit-mogelijkheden,
- Realistische verwachtingen richting leveranciers.
Wat nodig is – en hoe lang het duurt
Minimaal nodig:
- Contracten, SLA’s, DAP/DFA (indien beschikbaar),
- Facturen en verbruiksgegevens over representatieve periode,
- Aantallen gebruikers, locaties, diensten,
- Inzicht in geplande veranderingen (bijv. migratie naar UC/Teams).
- Architectuurschets, indien aanwezig.
Indicatieve doorlooptijd:
Indicatieve doorlooptijd:
- Sataverzameling en nulmeting: 1–2 weken
- Benchmark en analyse: 1–3 weken
- Rapportage en beslisnotitie: 1 week
Totaal: circa 3–6 weken, afhankelijk van scope en datakwaliteit.
Inhoudsopgave
Benieuwd waar u staat?
Een benchmark-scan vergelijkt uw kosten, condities en prestaties met vergelijkbare organisaties