Outsourcing & Sourcingstrategie

Outsourcing gaat veel verder dan de vragen: elf, co of out? In welke mate is de organisatie voor welke keuze geschikt? Welke sourcingstrategie past het beste en waarom? Eén keuze over sourcing heeft gevolgen voor IT- telecomdienstverlening, kosten, risico’s, wendbaarheid en continuïteit. Een onderbouwde sourcingstrategie voorkomt verrassingen en geeft duidelijk richting vanuit de onafhankelijke praktijk

Sourcing raakt meer dan alleen kosten

Bij sourcing gaat het om:

Welke dienstverlening voor de organisatie geschikt is, waarom en hoe af te nemen in de huidige en toekomstige markt?
waar kennis en regie worden belegd,
hoe afhankelijkheid van leveranciers wordt beheerst,
welke rol contractmanagement en governance krijgen,
of veranderingen nog snel en veilig kunnen worden doorgevoerd.

Zonder duidelijke sourcingstrategie ontstaat versnippering: verschillende contracten, overlappende diensten, onduidelijke verantwoordelijkheden en lock-in.

Sourcingstrategie afgestemd op missie en risico’s

BenN ontwikkelt heldere en onderbouwde sourcingstrategieën die aansluiten bij missie, ambitie en risicoprofiel van de organisatie. Daarbij worden onder andere de volgende vragen beantwoord:

wat blijft in eigen beheer, wat wordt uitbesteed, wat wordt samengebracht?
welke mate van ontzorging is passend en passen de te verwachten kosten hiervoor bij de organisatie?
welke samenwerkingsvorm past: single-vendor, multi-vendor, regiepartij of hybride?
hoe worden continuïteit, flexibiliteit en schaalbaarheid geborgd?
wat is de optimale balans tussen kosten, kwaliteit, risico en onafhankelijkheid?

De antwoorden worden gebaseerd op benchmark-data, marktreferenties en ervaringen uit eerdere trajecten.

Route naar contractvorming

Een sourcingstrategie is pas compleet als ook de route naar contractvorming is bepaald.

(Europese) aanbesteding

Wanneer wet- en regelgeving of marktwerking dat vragen, is een (Europese) aanbesteding de logische route. In dat geval wordt:

scope en percelenstructuur ontworpen,
een PvE en prijzenblad opgesteld,
bepaald wat de impact is van methodieken als de Economisch Meest Voordelige of de Beste Prijs KwaliteitsVerhouding. En hoe kunnen we deze keuzes transparant scoren en vergelijken?
het traject begeleid van publicatie tot gunning en contractset.

Het Pakker van Eisen of het RFP-traject (Request for Proposal)

In situaties waarin meer flexibiliteit, snelheid of maatwerk nodig is, kan een RFP-traject passender zijn. Dan wordt:

een gerichte RFP opgesteld met duidelijke eisen en beoordelingscriteria,
het beoordelingsproces begeleid,

ondersteuning geboden bij de selectie van de best passende leverancier.

Heronderhandelen en verlengen

Op basis van de benchmark kan blijken dat heronderhandeling of verlenging met aanpassingen de meest doelmatige route is. In dat geval wordt:

een onderbouwde onderhandelingsstrategie opgesteld,
een doelbeeld voor tarieven, condities en SLA’s gedefinieerd,
ondersteuning geboden bij gesprekken met leveranciers.

Van strategie naar uitvoerbare keuzes

sourcingstrategie-document,
scenario’s voor sourcingvarianten,
advies over route (aanbesteding, RFP, heronderhandeling),
high-level contract- en governance-ontwerp,
beslisnotitie voor bestuur/MT.

Resultaat: een onderbouwde sourcingrichting, met een duidelijke route naar een juridisch robuust en operationeel werkbaar contract.

Benieuwd waar u staat?

Een benchmark-scan vergelijkt uw kosten, condities en prestaties met vergelijkbare organisaties