(Europese) aanbesteding Telecom & IT

Tientallen keren per jaar verzorgt BenN Europese aanbestedingen. De aanpak houdt BenN pragmatisch en robuust tegelijkertijd, een mooie manier om tot marktconforme afname van passende diensten te komen. Transparant sourcen voorkomt lock-in en discussie achteraf. Van sourcingstrategie tot gunning – met marktreferenties, audit-proof en rechtmatig.

Transparantie voorkomt lock-in en discussie

Veel voorkomende situaties:

Contracten worden verlengd zonder markttoets
Contracten worden 1-op-1 verlengd zonder optimalisaties vooraf te hebben bekeken
Er wordt aanbesteed zonder scherp relevant Pakket van Eisen, waardoor de doorlooptijd van de offertefase te lang is en het aanbod niet goed passend
Offertes zijn niet vergelijkbaar op basis van ‘appels-met-appels’,
Gunningsbesluiten zijn moeilijk uitlegbaar.

Gevolgen:

Afname van onnodig dure en onderpresterende dienstverlening
Risico op vendor lock-in
Discussie over rechtmatigheid
Onduidelijke TCO gedurende de looptijd van een contract en tekortschietende SLA’s,
Mogelijke bezwaren en procedures

Een goede aanbesteding maakt:

Diensten- en kostenniveau marktconform
Scope en eisen concreet
Prijzen vergelijkbaar
Beoordeling en weging eenvoudig uitlegbaar
Dat men krijgt wat men heeft bedoeld
Dossier audit-proof

Van sourcingstrategie tot implementatiestart

1. Sourcingstrategie & procedurekeuze

Bepalen van af te nemen diensten op basis van keuzescenario’s: vooraf is duidelijk waarvoor wordt gekozen en in welke mate: prijs, functionaliteit, techniek, beheer(s)baarheid, continuïteit, veiligheid
Bepalen van scope en percelen (bijv. UC/Teams, KCC, WAN/SD-WAN, mobiel),
Keuze voor procedure (openbaar, niet-openbaar, dialoog/onderhandeling waar toegestaan),
Bepalen van gunningsmodel (EMVI/BPKV of laagste prijs, met onderbouwing) en de onderbouwing van een uitlegbare, heldere toetsing. Wat is de optimale prijs/prestatie en waarom?

2. Vraagspecificatie / Pakket van Eisen

Uitwerking van functionele, technische en organisatorische eisen, onder andere op:

Security en compliance (AVG, NIS2, DORA, BIO, NEN),
Continuïteit (redundantie, failover, DR/BCP),
Kwaliteit en servicelevels (KPI’s, rapportages, credits),
Beheer(s)baarheid (runbook, OLA’s, tooling, rollen).
Toekomstgerichtheid en toekomstvastheid: kan ik tijdens de contractduur innoveren en wat zijn daarvan de implicaties op de voorwaarden?
Flexibiliteit: groei, krimp, verandering,
Verlenging en exit.

Eisen worden toetsbaar en proportioneel geformuleerd.

3. Prijzenblad & inschrijfmodellen

Ontwerp van een prijzenblad dat:

Appels-met-appels vergelijking mogelijk maakt
Bundels, staffels en uitzonderingen helder definieert
Rekenregels en TCO-modellen vastlegt
Lifecycle-kosten transparant maakt.

4. Gunningscriteria & wegingsmethodiek

Opstellen van uitsluitings- en geschiktheidseisen
Definiëren van minimumeisen en subcriteria
Ontwikkelen van scorematrixen en beoordelingsleidraad, hoe verhoudt prijs/kwaliteit zich en hoe meetbaar is dit?
Borgen van transparantie, uitlegbaarheid en juridische robuustheid

5. Nota’s van Inlichtingen

Beantwoorden van vragen van inschrijvers, dusdanig dat deze fase zo kort mogelijk wordt door eenduidige en stevige inhoudelijke informatie
Zorgen voor eenduidige interpretatie van eisen en criteria

6. Beoordeling & verificaties

Begeleiden van wegings-/beoordelingssessies
Controleren van rekenregels, bewijsstukken en berekeningen
Evalueren van demonstraties, verzorgen van PoC/PoV en/of referentiechecks.

7. Gunning & standstill

Opstellen van gunningsadvies en -besluit
Voorbereiden van gunnings- en afwijzingsbrieven
Borgen van standstill-termijn en communicatie

8. Contractvorming & implementatiestart

Uitwerken/afronden van DAP, DFA, SLA en prijzenblad,
Vertalen van contract naar transitie-/migratiestrategie en -plan voor transitie en implementatie,
Voorbereiden van governance en rapportagestructuur.

Europese en onderhandse aanbestedingen

Van voorbereiding tot afronding wordt het volledige aanbestedingsproces begeleid. De expertise van BenN strekt zich uit van functioneel-/technische inhoudelijke en inkoopgerelateerde onderbouwing tot contractuele borging.

Praktische en doelgerichte Pakket van Eisen
Objectieve en uitlegbare wegingsmethodieken
Zorgvuldige Nota’s van Inlichtingen
Transparante weging/beoordeling en gunning
Consistente contractset na gunning

Resultaten:

Rechtmatige, uitlegbare gunning
Aantoonbare marktconformiteit: kwaliteit, continuïteit, toekomstgerichtheid en toekomstvastheid, prijs
Sturend contractkader
Heldere TCO en exit-zekerheid,
Dossier dat bestand is tegen audits en procedures

Indicatieve doorlooptijd

Minimaal nodig:

Projectkickoff met doelen, uitgangspunten, concept-planning, verzamelde informatie en nog te verzamelen informatie en te houden interviews 1-2 weken doorlooptijd: huidige en gewenste situatie: deskresearch, interviews en schouw 2-3 weken doorlooptijd
Analyse en benchmark: 1 week
Scenarioontwikkeling en vergelijking : 2–3 weken
Uitwerking roadmap van ‘Ist’ naar ‘soll’ en documentatie: 1–2 weken

Totale doorlooptijd: circa 7–11 weken, afhankelijk van scope en complexiteit

Benieuwd waar u staat?

Een benchmark-scan vergelijkt uw kosten, condities en prestaties met vergelijkbare organisaties